Plataforma de administración de contenidos

Intercambio inteligente de archivos en la nube creado para su negocio.

Administración de contenidos de la manera más inteligente.

Tanto si trabaja con documentos en papel, archivos digitales o ambos, el contenido es fundamental para que su empresa funcione eficazmente.
Hoy en día, la recepción y circulación de información se ha convertido en una tarea cotidiana y sencilla. Sin embargo, la extracción y uso de la información contenida es sumamente laboriosa y con tendencia a dar errores, ¡todo menos sencillo!
Independientemente del formato o volumen de información que se requiera, es necesario contar con una plataforma de administración de contenidos que automatice la forma de organizar, compartir, colaborar y hacer copias de seguridad de los contenidos críticos para la empresa. Este es el motivo por el que hemos desarrollado la plataforma de administración de contenidos Xerox® DocuShare® Go.


Más inteligente

Mediante el uso de las últimas tecnologías de inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (ML), se automatiza la extracción de datos. Todo lo capturado -desde logotipos hasta números de facturas, incluso texto escrito a mano- puede ser analizado, reconocido y etiquetado automáticamente. Una vez etiquetada, se puede organizar la información para que tanto usted como otras personas la encuentren más fácilmente.


Eficazmente sencillo

DocuShare Go elimina todas las complicaciones de la administración de contenidos. La automatización impulsa la eficiencia, al facilitar la localización de la información y el intercambio de la misma con los demás. La colaboración y el control de versiones de los documentos llega a ser en tiempo real y de forma automática, lo que pone fin al ciclo de descargar, guardar, enviar por correo electrónico y cargar.
Los flujos de trabajo sencillos son fáciles de configurar y utilizar, lo que permite automatizar las tareas empresariales habituales, como solicitudes de aprobación.


Accesible en cualquier sitio

Ahora, con el alojamiento en la nube de DocuShare Go, tanto los trabajadores de la oficina como quienes trabajan en remoto pueden estar conectados a los contenidos relevantes desde cualquier lugar. DocuShare Go es una plataforma de colaboración que también le permite compartir con personas ajenas a su organización, incluso con clientes y proveedores.


Seguridad tranquilizadora

Es importante el hecho de almacenar o hacer circular los contenidos, pero igualmente lo es mantener protegidos todos y cada uno de los nombres, números y firmas. Las prácticas de alojamiento seguro de referencia en el sector y el cifrado de extremo a extremo garantizan que su propiedad intelectual y todos sus datos permanezcan seguros. Únicamente las personas con permiso pueden acceder y ver lo que se comparte con ellas, lo que ayuda a que su empresa cumpla con la legislación gubernamental.




Funciones
• Listo para empezar
• Cree una cuenta y empezará a trabajar en minutos, no en días.
• Sin necesidad de descargar software ni de mantener ningún hardware, el alojamiento en la nube también le garantiza un tiempo de actividad permanente, 24 horas al día, 7 días a la semana.
• Empiece y automatice
• Automatice los procesos del día a día y siga siendo eficiente con la colaboración automática de documentos en tiempo real y el control de versiones.
• La tecnología de inteligencia artificial (IA) reconoce el contenido capturado, lo etiqueta y luego lo almacena sin necesidad de solicitar introducción ni intervención manual.
• La tecnología de aprendizaje automático (ML) actualiza constantemente su base de datos, asegurando que se recuerdan los datos nuevos para acelerar el procesamiento en la etapa siguiente.
• Las versiones de los documentos se guardan automáticamente durante la colaboración para garantizar que se capturan todas las modificaciones y que las ven los demás al instante.
• Los flujos de trabajo de aprobación automatizan las solicitudes de notificación para validar documentos y, a continuación, los dirigen a las carpetas definidas en función de las decisiones de aceptación o rechazo.





• Colaboración sobre la marcha
• Conéctese con confianza El alojamiento seguro en la nube y el cifrado de extremo a extremo mantienen seguras todas sus comunicaciones e información compartida.
• Obtenga acceso inmediato desde cualquier lugar. Gracias a la última tecnología de aplicaciones web progresivas, los usuarios disfrutan de una experiencia sin fisuras, independientemente del tipo de dispositivo que elijan.
• Siga concentrado. Notifique a los usuarios que hay una acción o tarea pendiente.
• Clasifique automáticamente la documentación y agregue o personalice los campos de metadatos adicionales, incluso tipos de metadatos, lo que permitirá una búsqueda flexible de términos.
• Colabore con los documentos, incluso de forma simultánea: se acabó el copiar y pegar de una versión a otra.
• Tome el control
• Visibilidad total. No se pierda nunca ningún paso del proceso: carga, descarga o cambio en los documentos mediante el panel de control de uso y la función de auditoría.
• Invite a otros compañeros y clientes a ver archivos o carpetas. El acceso basado en roles es sencillo de establecer: usted decide quién ve qué y quién gestiona el contenido.
• Una plataforma tan flexible como los contenidos. Guarde y administre documentos organizados, notas escritas, vídeos, facturas, formularios y mucho más.

Novedades

Flujos de trabajo de aprobación sencilla

Cree tareas de aprobación automatizadas siguiendo cuatro pasos muy sencillos. 

Dirija los documentos a carpetas predefinidas en función de las respuestas de aprobación o rechazo.

Los responsables de la aprobación también pueden añadir comentarios complementarios.

Tipos de documentos

La posibilidad de añadir tipos de documentos nuevos o de personalizar los preestablecidos adapta la plataforma a las necesidades de cada empresa.

Los campos de tipo de documento permiten obtener metadatos adicionales, lo que permite aplicar criterios de búsqueda de documentos más flexibles.

Políticas de conservación de documentos

Establezca fechas de validez para facilitar la gestión del ciclo del documento y favorecer las iniciativas de cumplimiento de datos.

Informes de auditorías

Los informes de auditoría descargables incluyen quién ve, edita, descarga, comparte y traslada archivos, así como la fecha y la hora en que se produjo.